Coluna Prospera no Exterior

6 Dicas para comprar tempo

“Estou bizado!”. Talvez esse “neologismo bilíngue” seja uma das frases mais faladas entre brasileiros que vivem no exterior. De fato a vida nos Estados Unidos é muito corrida. Todavia, tempo é o recurso mais igualitário que existe. Todas as pessoas têm as mesmas vinte e quatro horas. O que resta então, é administrar bem esse recurso “não renovável”. Para isso existe uma técnica de administração que ajuda empresários a usarem melhor o seu tempo para se dedicarem ao que de fato interessa. Abaixo, discutiremos 6 dicas de como delegar tarefas e poderes de forma eficaz.

Dica 1: Separe o que pode ser delegado daquilo que não pode ser delegado. Em minha trajetória profissional já presenciei líderes delegando o indelegável e se apegando àquilo que é delegável. Um exemplo simples para entendimento, são as funções dentro de uma família. Os pais de uma criança delegam a tarefa de cuidar da criança durante um certo período para uma babá. Por outro lado, o mesmo casal não delega a responsabilidade de cuidar do cônjuge. Da mesma forma, em uma empresa é necessário compreender o que precisa ser delegado e o que não pode ser delegado. Para um empresário, em um primeiro momento, o relacionamento com clientes e a determinação de metas para a empresa são exemplos de tarefas não delegáveis. Por outro lado, cortar a grama, pintar uma parede, ou outras tarefas na área de construção são exemplo de tarefas que, no tempo certo, devem ser delegadas a fim de que a empresa cresça significantemente.

Dica 2:  Observe se o colaborador tem condições de assumir a tarefa. O liderado precisa ter um conhecimento básico para ser capaz de absorver as novas tarefas, precisa ter tempo disponível e um mínimo de aptidão para a nova função. Por exemplo, se deseja delegar a função de vendas para algum funcionário, este precisa pelo menos ser capaz de se comunicar em inglês. Se ele é fluente no idioma, ele não pode estar sobrecarregado com outras tarefas. Verifique ainda, se ele tem um mínimo de identificação com a área de vendas.

Dica 3: Comunique a importância de se executar a tarefa. Entender o motivo pelo qual a tarefa é necessária fará com que a motivação se mantenha em um nível adequado. Entender a importância da tarefa também poderá abrir a mente do liderado no sentido mais amplo, o que habilitará o colaborador a encontrar soluções de possíveis problemas do processo.

Dica 4: Treine o liderado antes de delegar a tarefa. Esse treinamento ajudará o colaborador a assimilar a tarefa com mais agilidade. Assimilando a tarefa mais rapidamente, ele/ela desenvolverá a autoconfiança necessária para a execução da tarefa. Com o passar do tempo, o colaborador encontrará outras formas mais eficientes de executar a tarefa, caso isso seja aplicável.

Dica 5: Delegue poderes juntamente com as tarefas. Para que um liderado exerça bem uma tarefa é necessário que ele/ela tenha autonomia para fazê-lo. Desconfiar do funcionário o tempo inteiro irá fazer com que ele/ela não desenvolva a autoconfiança que é necessária para a execução de qualquer tarefa. É importante confiar no liderado, pois mesmo que cometa alguns erros no início, é possível que a médio ou longo prazo ele/ela ser torne melhor que o líder na execução da tarefa.

Dica 6: Monitore o progresso do colaborador e dê feedbacks. É importante deixar claro o que o líder espera como resultado para aquela tarefa. Esse critério servirá como parâmetro no futuro para saber se o liderado está exercendo bem aquela função ou está executando de forma insatisfatória. Em ambos os casos é necessário que o líder alimente o liderado com feedbacks. Caso esteja exercendo bem, reconheça e recompense; caso o desempenho não seja satisfatório, informe o colaborador em particular e treine-o novamente nos pontos deficientes. É importante considerar a possibilidade de delegar a tarefa para outra pessoa caso, após um tempo, o liderado continuar apresentando desempenho insuficiente.

Para concluir, delegar tarefas delegáveis é possivelmente a única forma de se comprar tempo. Tempo esse que pode ser aproveitado para fazer crescer o negócio ou até mesmo para aproveitar com a família. Se sentir que sua empresa precisa de uma dedicação adicional de sua parte, considere delegar tarefas e poderes. Você se surpreenderá com os resultados que pode alcançar.

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Fonte: Redação - Brazilian Times.